令和6年1月より義務化される電子帳簿保存法の具体的な対応策について解説！
電子帳簿保存法は令和6年1月より電子データで受領したものについては、電子データによる保存が義務化されます。
本記事では電子帳簿保存法の概要から実務上の運用方法・ポイントまで詳しく解説していきます。
電子帳簿保存法の概要についてわかりやすく解説！
電子帳簿保存法とは、これまで紙で保存していた会計帳簿や領収書、請求書などを電子データにより保存する事を認める法制度になります。
この法制度により、書類の保存処理に係る事務負担が軽減されるようになります。
電子帳簿保存法は、不正などを防ぐために下記2つの要件を満たしている必要があります。
適用要件①真実性の要件
電子保存したデータが改ざんされるのを防止し、訂正や削除をした際に履歴が分かるようにしておくこと。
具体的な対応策としては、
- タイムスタンプの付与
- Google Driveなどを利用して、編集履歴が残る形で保存
- 改ざん防止のための事務処理規程を設けておく
適用要件②可視性の要件
電子保存したデータが明瞭な状態で閲覧・出力出来るようにしておき、誰でもすぐに閲覧できる状態にしておくこと。
具体的な方法としては
- ファイル名に「日付・金額・取引先」を記載する
- Excelで索引を付与
電子データで受領した場合の対応策とは？
電子帳簿保存法は、すべての会計書類を電子保存する必要はありません。
紙で受領した場合には、従来通り紙で保存する事が認められています。
ここでは電子データで受領した場合の取り扱いについて解説していきます。
取引状況の整理
取引先と取引を進めていくにあたり、請求書や領収書について、電子データで受領しているものがあるかどうか、社内で取引状況の整理を行う必要があります。
具体的には、下記の項目を意識して取引状況を整理することをおすすめします。
- 取引書類にどういったものがあるのか。
- 電子データで受領しているものは何件あるのか。
- 電子データの保存先はどこにあるのか。
電子データで受領したものの保存方法を決定する
電子データで受領したものについては、上述した真実性の要件を満たす必要があります。
具体的な対応としては下記内容が挙げられます。
- タイムスタンプの付与
- 訂正や削除をした履歴が残るシステムの導入
- 訂正削除を防止する為の事務処理規程を設けておく
電子データの保存先を決定する。
電子データを受領した際には、クラウドシステムやサーバーなど、電子データの保存先を決めておく必要があります。
また、電子データを保存するにあたって注意点として、「日付・金額・取引先」を電子データの表題へ記載するなどといった可視性の要件を満たしておく事が重要になります。
業務フローの整備
これまで電子データで受領したものをプリントアウトして経理に渡していた場合には、電子データでの保存が来年1月から義務化される為、紙に印刷せずに電子データで経理へ渡せる業務フローを考える必要があります。
具体的には、上長の承認方法や、経理へ電子データ渡す方法としてメールやシステムを利用するなどといった事を決めておく必要があります。
事務処理規程を整備する
電子データをシステムに保存する場合には、システムの操作説明書を備えておく事や、電子データの運用方法などを記載した事務処理規程を整備しておく必要があります。
取引先や従業員に運用方法を説明しておく
電子データによる保存を運用していくにあたり、従業員や取引先へ電子帳簿保存法に対応する為の運用についてしっかりと説明し、利害関係者にも理解してもらいましょう。
紙で受領した場合の対応策とは？
これまで紙で受領したものについては、紙で保存することが認められています。
しかし、ペーパーレス化によって、紙資料の保管コストが削減出来るなどのメリットもあります。
ここでは紙で受領したものの対応策について解説していきます。
紙で受領したものはスキャナ保存を検討する
電子帳簿保存法は、紙で受領したものについてはスキャナ保存による対応が設けられています。
これは紙で受領したものをスキャナ保存すれば、原本の破棄を認めるという内容になります。
書類の保管コストが削減出来る為、紙で受領したものについては検討することをおすすめします。
書類のスキャン方法とスキャン機器を準備する
書類のスキャン方法については、スキャナによるスキャンのほか、スマートフォンなどによる撮影も認められている為、スキャン方法については予め社内で決めておく必要があります。
また、スキャナ保存は解像度が200dpi相当以上などといった要件もある為、スキャン機器についても準備しておく必要があります。
業務フローの整備
こちらも上述した電子データで受領した場合と同様に、社内でどのような流れで経理担当者へ回すかといった業務フローを整備しておく事が必要です。
スキャナ保存による規程を設ける
スキャナ保存を運用する場合、入力期間の制限が要件として挙げられます。
具体的には、書類を受領して7営業日以内に電子保存する「早期入力方式」と、帳簿を締めてから7営業日以内に電子保存する「業務処理サイクル方式」が挙げられます。
上記いずれかの方法を採用しているかなどの規程を社内で整備しておく必要があります。
取引先や従業員に運用方法を説明しておく
スキャナ保存を運用する場合、こちらも電子取引を保存する場合と同様に、取引先や従業員へ運用方法を事前に周知しておく事がスムーズな運用を実施していくためには重要になります。
まとめ
電子帳簿保存法は令和6年1月より電子データで受領したものについては、電子データによる保存が義務化されます。
注意すべき点として、電子データにより受領したものは電子保存すべきであり、書面で受領している場合には従来通り書面で保存すれば良いです。
全て電子化して保存する必要があると誤認している事業者の方もいるようなので注意が必要です。
実務において、多くの事業者の方がシステムの導入やタイムスタンプなどは利用せずに、事務処理規定を設けて、電子データの表題に「日付・金額・取引先」の名称を記載して電子保存する運用方法を利用されるケースが多い為、来年1月からシステムの導入やコスト面から対応が間に合いそうもない場合にはこちらの方法を実施されることをおすすめ致します。
