別法人に従業員を転籍させる時にするべき5つのこと
本記事では、新たに事業を行う別法人へ、従業員を転籍させる際に必要な事項について解説します。
会社間で転籍を行う際の考え方
転籍とは、例えばグループ会社間で人事異動を行う場合など、現在所属している会社の指示の下、会社間で雇用契約が変わることを言います。
転籍これまでの所属していた会社の雇用契約を終了し、新たに異動先の会社と雇用契約を結ぶことになるため、原則としては一度契約関係がリセットされるという特徴を持ちます。
ですので特に新規事業を開始したり既存事業を分離したりする際に、会社分割や合併などの組織再編行為を取らない場合は、新会社へと従業員の契約関係が承継されないため、会社間での転籍行為とそれに伴う様々な手続を行う必要があります。
以下の章では、新たに設立された会社に従業員を転籍する際の、実務上必要な事項について解説していきます。
①従業員への説明
従業員への影響を具体的に伝える
従業員に転籍を納得してもらい、雇用契約を締結し直すためには、転籍の理由や従業員への影響を具体的に伝える必要があります。
従業員への大きな影響としては例えば以下のようなものが挙げられます。
- 保険証を一度返却し、新会社から発行するため一時的に使用できなくなる
- 子どもが保育園に通っている従業員については市区町村に転職の届出をする必要がある
- ローンの審査などで勤続年数を見られる際に不利になる
勤続年数の取り扱いについて決定し伝える
労基法上は一度退職し、新法人に入社する扱いになるため、勤続年数はリセットされます。
ただし勤続年数がリセットされると、有給休暇の付与や退職金の支給において従業員にとって不利になります。
会社都合での転籍のため、従業員に納得してもらうための手段として会社側が勤続年数を通算するように決定することは可能です。
社会保険・雇用保険上は会社が違っても各保険の被保険者期間は通算されるため、失業手当や育児休業給付金の受給に関して不利になることはありません。
②社会保険・労働保険の手続き
元の会社での退職手続き
社会保険・雇用保険上は元々いる会社からは退職扱いになります。
資格喪失の手続きは退職日以降しかすることができないため、転籍日以降に資格喪失の手続きを行います。
新法人の保険適用・加入手続き
転籍日以降、上記の資格喪失の手続きと合わせ、新法人での従業員の資格取得手続きを行います。
新しく設立した法人の場合、会社の労働保険・雇用保険・社会保険の加入手続きから行う必要があります。
特に社会保険の手続きは遅れると従業員に保険証が届くのが遅れるため、優先的に手続きをしましょう。
③労基法上必要な手続き
雇用契約書の巻き直し
転籍をする場合は転籍先の会社と従業員との間で雇用契約を結び直します。
転籍に納得し雇用契約を締結してもらえるよう、従業員への十分な説明が必要です。
転籍後の会社としては新たに雇い入れることになるので、労働条件の通知も義務付けられています。
36協定の締結
転籍先の会社でも残業が発生する場合は従業員代表を選出し、36協定を締結する必要があります。
就業規則の作成
就業規則についても作成し直す必要があります。
元の会社と同内容でよければ会社名だけ変更し、転籍先の会社を管轄する労働基準監督署に届け出をします。ただし、事業内容が異なっている場合や、それに伴い組織内ルールが変わる場合は、就業規則も新たな内容で作成しなければいけません。
元の就業規則の作成から数年経っている場合はその間に労働関係の法改正があった可能性も高いため、この機会に内容を見直すことをおすすめします。
④住民税の切り替え手続き
住民税を特別徴収している場合、特別徴収する会社を変更する手続きが必要です。
切り替え手続きは、給与所得社異動届出書を各従業員が居住している市区町村に提出することで行います。
新しい勤務先を記載する欄に、転籍後の会社の情報を記入しましょう。
⑤システムの準備
給与・勤怠・経費システムについても、元いた会社とは別に契約しマスタ設定などの準備をする必要があります。
元の会社で使用しているものと同じシステムを利用すれば設定に迷うことも少なく、設定ミスのリスクも大幅に下がります。
新たなシステムを導入する場合も勤怠・給与・経費のシステムはそれぞれ連携可能なものを選択するのがおすすめです。
まとめ
従業員の転籍時にはやるべきことが多数あります。
また手続きが遅滞すると従業員に影響が出て不満に繋がるおそれも。
事前に必要事項を確認し、滞りなく行えるように準備しておきましょう。
